Oportunidad de Crecimiento
Fecha: 03 de Febrero 2023
Desde la Cámara de Comercio y Turismo Dominico Suiza hemos habilitado una nueva vacante como Asistente Administrativo/a, con atractivas oportunidades de crecimiento.
Entorno importante en negocios internacionales, comercio y turismo para perfiles calificados con apetito por el crecimiento personal y profesional.
Un componente social distintivo con el objetivo final de agregar valor a la sociedad civil a través de la transferencia de conocimientos y mejores prácticas internacionales.
Descripción del puesto
El Asistente Administrativo brinda apoyo operativo al Director de la Cámara.
Responsabilidades principales
- Trabajar directamente con el Director y brindar apoyo en todos los aspectos de su rutina diaria de trabajo.
- Maneja el calendario del presidente y el director, incluida la programación de reuniones, citas y otros compromisos.
- Servir de enlace entre el Director y las partes interesadas internas y externas de la institución. Esto incluye recibir y filtrar las llamadas telefónicas del Director, responder una variedad de preguntas con tacto y diplomacia, recibir mensajes y dirigir las llamadas de manera adecuada para su resolución.
- Coordinar el trabajo con el personal de otra institución según sea necesario; desempeñar un papel clave en la coordinación de los esfuerzos del personal, tanto dentro como fuera del departamento.
- Proporcionar coordinación, seguimiento y comunicación de facturas y cobros de membresía/patrocinio de la cámara.
- Asistir en las actividades y procesos de los eventos THINK, incluida la planificación, admisión, priorización, iniciación y ejecución de proyectos, así como en el fomento de la colaboración de las partes interesadas claves.
- Determinar la prioridad de los asuntos de atención del Director; redirigir los asuntos al personal para que los maneje, o manejar los asuntos personalmente, según corresponda.
- Mantener informado al Director sobre temas urgentes y prioritarios, asegurando un seguimiento adecuado.
- Maneja impresiones, correspondencia y archivos .
- Clasificar y manejar correos electrónicos y la plataforma de CRM.
- Preparar cartas relacionadas con la correspondencia de rutina para la firma del Presidente y el Director.
- Mantener sistemas de archivo electrónico (Teams).
- Asistir a las reuniones y tomar notas de las discusiones; preparar el borrador inicial de actas y resúmenes.
- Completar una variedad de proyectos especiales, incluida la creación de presentaciones de PowerPoint, hojas de cálculo financieras, informes de gastos mensuales y material de agenda.
- Otras tareas adicionales y/o alternativas que se le asignen de vez en cuando, incluido el apoyo a otros departamentos o ejecutivos según sea necesario.
Formación académica y habilidades
- Licenciatura
- Ingles fluido
- Tres años de experiencia previa en el apoyo a ejecutivos senior
- Excelentes habilidades informáticas, incluidos los sistemas CRM y Microsoft Office Suite (Outlook, Word, PowerPoint y Excel)
- Habilidades excepcionales de escritura y corrección
- Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo.
Para realizar este trabajo con éxito, se espera que el individuo maneje información financiera, legal, personal e institucional altamente confidencial y confidencial mientras ejerce profesionalismo y discreción.
